Polityka prywatności

1. Administrator i zakres

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością sklepu internetowego jest pteromaandpronaos. Dane są wykorzystywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi sklepu z meblami, realizacji zamówień i płatności, dostawy, kontaktu z klientem, zwrotów, reklamacji, pytań dotyczących montażu oraz bezpieczeństwa technicznego sklepu.

Sklep działa na platformie Shopify i kieruje sprzedaż przede wszystkim do klientów w Polsce. Administrator ogranicza zakres danych do informacji niezbędnych dla konkretnego celu i nie wykorzystuje danych zebranych dla realizacji zamówienia do niepowiązanych celów.

2. Dane związane z zamówieniem

Przy składaniu i realizacji zamówienia mogą być przetwarzane: imię i nazwisko, adres dostawy i rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, informacje o zamówionych meblach, wartość zamówienia, koszt i sposób dostawy, status płatności, identyfikator transakcji oraz dane techniczne potrzebne do prawidłowego działania procesu zakupowego.

Dane są używane do potwierdzenia zamówienia, przygotowania wysyłki w przewidywanym czasie 1–3 dni, doręczenia w przewidywanym czasie 6–10 dni roboczych, rozliczenia płatności oraz obsługi posprzedażowej. Przetwarzanie opiera się na konieczności wykonania umowy, działaniach podejmowanych na żądanie klienta przed jej zawarciem oraz obowiązkach rozliczeniowych.

Dane dotyczące zamówienia są przechowywane przez czas jego realizacji, a następnie maksymalnie przez 6 lat od końca roku, w którym zakończono realizację, w zakresie koniecznym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez wymagany okres rozliczeniowy, co do zasady 5 lat od końca właściwego okresu.

3. Płatności

Zakres danych płatniczych zależy od wybranej metody płatności. Administrator wykorzystuje przede wszystkim kwotę, status płatności i identyfikator transakcji do potwierdzenia, rozliczenia lub zwrotu środków. Dane wymagane bezpośrednio przez operatora płatności są przetwarzane przez tego operatora w zakresie niezbędnym do wykonania transakcji.

Sklep nie wymaga przesyłania pełnych danych karty płatniczej zwykłą pocztą elektroniczną. Dane dotyczące refundacji są wykorzystywane wyłącznie do jej rozliczenia; po zleceniu zwrotu zaksięgowanie środków przez bank lub operatora płatności trwa zwykle 3–6 dni roboczych.

4. Dostawa mebli

W celu doręczenia zamówienia niezbędne dane mogą być przekazane przewoźnikowi wybranemu dla danej przesyłki: USPS, DHL Express, UPS albo FedEx. Zakres obejmuje wyłącznie dane potrzebne do identyfikacji odbiorcy i przesyłki, w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy, dane kontaktowe oraz oznaczenie przesyłki.

Przewoźnik nie otrzymuje danych niezwiązanych z transportem. Jeżeli klient dobrowolnie przekaże w korespondencji dodatkową informację potrzebną do doręczenia dużego mebla, jest ona używana tylko do obsługi tej dostawy.

5. Kontakt, zwroty, reklamacje i pytania montażowe

Podczas kontaktu z obsługą klienta przetwarzane są dane podane w wiadomości, dane kontaktowe, numer zamówienia i treść korespondencji. Przy zwrocie, reklamacji, zgłoszeniu uszkodzenia transportowego lub pytaniu dotyczącym montażu mogą być przetwarzane opis stanu mebla oraz zdjęcia dobrowolnie przesłane przez klienta.

Dane są używane do identyfikacji produktu i zamówienia, oceny zgłoszenia, organizacji odbioru lub transportu zwrotnego, udzielenia informacji dotyczącej montażu oraz rozliczenia sprawy. Sklep nie wymaga, aby fotografie przedstawiały osoby lub dokumenty tożsamości.

Korespondencja niezwiązana z zamówieniem jest przechowywana do 12 miesięcy od zamknięcia sprawy. Dokumentacja dotycząca zamówienia, zwrotu, reklamacji albo sporu może być przechowywana do 6 lat od końca roku, w którym sprawa została zakończona, jeżeli jest to konieczne dla ochrony roszczeń.

6. Shopify i odbiorcy danych

Shopify zapewnia techniczną infrastrukturę sklepu, w tym elementy potrzebne do działania strony, koszyka i procesu zamówienia. W podstawowym zakresie usług pteromaandpronaos określa cele wykorzystania danych klientów, a Shopify przetwarza dane potrzebne do działania platformy zgodnie z właściwymi zasadami powierzenia przetwarzania.

Dane mogą być przekazywane także operatorowi płatności wybranemu podczas zakupu, właściwemu przewoźnikowi oraz organom publicznym, jeżeli ich udostępnienie jest wymagane wiążącym obowiązkiem. Każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie zakres niezbędny do wykonania swojego zadania.

Administrator nie udostępnia danych z zamówień osobom trzecim do ich niezależnych celów marketingowych wyłącznie dlatego, że klient dokonał zakupu.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na transgraniczny charakter działalności dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w związku z obsługą administratora w Japonii oraz korzystaniem z międzynarodowej infrastruktury technologicznej i logistycznej.

Przekazywanie danych do Japonii odbywa się w zakresie objętym uznanym mechanizmem zapewniającym odpowiedni poziom ochrony. Jeżeli odbiorca znajduje się w państwie, dla którego taki mechanizm nie ma zastosowania, administrator wymaga odpowiedniej podstawy transferu i zabezpieczeń umownych zapewniających poziom ochrony odpowiadający standardom europejskim.

8. Pliki cookie i dane techniczne

Sklep korzysta z plików cookie i danych technicznych niezbędnych do działania strony, koszyka, realizacji zamówienia, zapamiętywania ustawień prywatności i ochrony przed nadużyciami. Mogą być przetwarzane m.in. adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, identyfikator sesji, informacje o zdarzeniach technicznych i czas korzystania ze strony.

Niezbędne pliki cookie są stosowane tylko w zakresie koniecznym do działania sklepu. W środowisku Shopify część wygasa wraz z sesją lub po krótkim czasie, dane koszyka mogą być przechowywane około 2 tygodni, a wybrane techniczne ustawienia sklepu i prywatności do około 1 roku.

Pliki cookie służące wyłącznie analityce lub marketingowi mogą być używane wobec użytkownika w Polsce dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Odmowa albo wycofanie zgody nie uniemożliwia złożenia zamówienia i powoduje zakończenie dalszego przetwarzania opartego na tej zgodzie.

9. Dane niezbędne i dane marketingowe

Dane potrzebne do identyfikacji klienta, płatności, dostawy i obsługi zamówienia są przetwarzane niezależnie od zgód marketingowych. Samo złożenie zamówienia nie oznacza zgody na marketing.

Jeżeli użytkownik odrębnie i dobrowolnie wyrazi zgodę na przetwarzanie danych w celu marketingowym w dostępnym kanale, dane są wykorzystywane tylko w zakresie tej zgody. Jej odmowa lub cofnięcie nie wpływa na zamówienie, dostawę, 30-dniową możliwość zwrotu, reklamację ani kontakt dotyczący zakupionego mebla.

10. Bezpieczeństwo i naruszenia danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne dostosowane do rodzaju danych i ryzyka, w szczególności ogranicza dostęp do osób i podmiotów, które potrzebują danych do wykonania zadania, korzysta z zabezpieczonej infrastruktury platformy, chroni transmisję oraz ogranicza zakres informacji udostępnianych usługodawcom.

W razie naruszenia ochrony danych administrator zabezpiecza system, ustala zakres zdarzenia, dokumentuje jego przebieg i podejmuje działania ograniczające skutki. Jeżeli zdarzenie może powodować ryzyko dla praw lub wolności osób, właściwy organ nadzorczy jest zawiadamiany bez zbędnej zwłoki i, gdy jest to wymagane, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Przy wysokim ryzyku osoba dotknięta zdarzeniem otrzymuje również bez zbędnej zwłoki jasną informację o naruszeniu i zalecanych działaniach ochronnych.

11. Prawa użytkownika

Osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do danych i informacji o ich wykorzystaniu, sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełnienia danych niekompletnych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania oraz — gdy ma to zastosowanie — otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i ich przeniesienia.

Można także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz w dowolnym czasie wycofać zgodę, jeżeli stanowi ona podstawę przetwarzania. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z zasadami ochrony danych czynności wykonanych przed jej wycofaniem. Usunięcie nie obejmuje danych, które muszą być nadal przechowywane z powodu obowiązku rozliczeniowego, trwającego sporu lub ochrony roszczeń.

Wnioski można przesyłać na adres frontassist@pteromaandpronaos.com. Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, administrator może poprosić wyłącznie o informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu 1 miesiąca. W sprawach szczególnie złożonych termin może zostać przedłużony maksymalnie o kolejne 2 miesiące, przy czym informacja o przedłużeniu i jego przyczynie jest przekazywana w pierwszym miesiącu.

Osoba może również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce.

12. Kontakt

Administrator: pteromaandpronaos

E-mail: frontassist@pteromaandpronaos.com

Telefon: +81 709 329 88 55

Adres kontaktowy: 174-1 Kosugi, Branz Kosugi A-102, Toyama-shi, prefektura Toyama 939-8063, Japonia

Obsługa klienta: od poniedziałku do piątku, 8:00–16:00 według czasu obowiązującego w Polsce. W weekendy oraz w dni ustawowo wolne od pracy w Polsce obsługa klienta jest wstrzymana.